Retningslinjene skal gjennomgås hvert år ved første ordinære styremøte etter generalforsamlingen (i samme møte som styrets konstituering). Endringer i disse retningslinjene kan vedtas av styret med simpelt flertall, så fremt endringene ikke er i strid med vedtak fra generalforsamlingen, vedtekter eller relevante lover.

Begrepene styremedlemmer og tillitsvalgte omfatter styrets leder, faste styremedlemmer og vara medlemmer.

1 Formål

Formålet med disse retningslinjene er å regulere styrets arbeid, saksbehandling og habilitet. Videre skal retningslinjene klargjøre hvilke krav og forventinger som stilles til borettslagets tillitsvalgte, og være en veileder i de tillitsvalgtes utøvelse av sine verv.

Dersom styret velger å fravike fra retningslinjene, skal dette beskrives og begrunnes i referatet fra styremøtet.

2 Styrets arbeid og ansvar

Styret skal utføre sine oppgaver i tråd med borettslagets vedtekter og de vedtak som generalforsamlingen fatter, innenfor rammen av borettslagsloven og andre relevante bestemmelser i norsk regelverk.

Gjeldene vedtekter er finne her:

https://vestlienterrasse.no/vedtekter/

3 Forvalteransvar for fellesmidler

Styret forvalter borettslagets økonomiske verdier i form av bygninger, tomter, penger og andre eiendeler. Disse fellesmidlene skal forvaltes på en slik måte at den gir borettslagets andelseiere velferdsmessig og økonomisk verdi.

For å sikre en god forvaltning av borettslagets bygninger, skal styret utarbeide og oppdatere langsiktige vedlikeholdsplaner, og iverksette tiltak iht. disse planene. Fortiden er dette er dokument på onedrive.

Styrets oppgaver er i tillegg å ha kontroll på likvide midler for kontinuerlig å betale for sine forpliktelser (leverandører).

4 Styremedlemmers lojalitet til borettslaget

Styremedlemmer skal først og fremst ivareta borettslagets interesser, og være lojal overfor borettslagets fellesskap. Styremedlemmer kan i anledning rettshandel for borettslaget ikke ta imot godtgjørelse fra andre enn borettslaget. Styremedlemmer kan ikke betinge seg selv eller gi andre særfordeler eller særbehandling (bestikkelser, smøring).

Styremedlemmer er pliktige til å varsle dersom de blir oppmerksom på forsømmelse av borettslagets anliggender, eller brudd på lojalitetsplikten overfor borettslagets fellesskap. Dette kan for eksempel gjelde økonomiske anliggender eller andre betydelige lovbrudd som angår borettslaget eller styret.

Varsling skal som hovedregel gjøres til styret. Styret skal behandle varsel iht. retningslinjene. Alternativt kan varsler innkalle til ekstraordinær generalforsamling, og foreslå granskning av styret jfr. Borettslagsloven § 7-14.

5 Styremedlemmers lojalitet til styret

Når styrets flertall har vedtatt en beslutning, er hovedregelen at styret står kollektivt bak denne beslutningen. Dersom et styremedlem er uenig i en flertallsbeslutning, kan styremedlemmet enten kreve dette dokumentert med en protokolltilførsel, eller styremedlemmet kan ta dissens med eller uten forklaring. Et styremedlem som ikke er enig i en flertallsbeslutning, skal ikke på noen som helst måte motarbeide eller hindre at denne beslutningen blir gjennomført når den er vedtatt.

6 Styremedlemmers habilitet.

Styret skal i hvert styremøte, før sakene behandles, ta stilling til om det foreligger inhabilitet for et eller flere styremedlemmer i en eller flere saker. Avgjørelsen protokollføres.

Styremedlemmer kan ikke delta i behandling eller avgjørelser av saker der vedkommende har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse, jfr. Borettslagsloven § 8-14. Det samme gjelder når det foreligger slike forhold for styremedlemmets nære familie eller slektninger. Et styremedlem kan heller ikke delta i saksbehandlingen eller avgjørelsen når han eller hun har stilling eller tillitsverv i en privat eller offentlig institusjon, organisasjon eller et foretak som har økonomisk eller annen fremtredende særinteresse i saken, eller når han eller hun i slik egenskap tidligere har deltatt i behandlingen av saken.

Det er den tillitsvalgte selv som har ansvar for sin egen habilitet, og plikter å si fra dersom det foreligger grunn til å reise spørsmål ved denne. Dersom vedkommende anser seg inhabil eller antar at det kan stilles spørsmål ved vedkommende sin habilitet, skal saken forelegges styret som tar stilling til habiliteten. Dersom et styremedlem antar at det kan stilles spørsmål til andre styremedlemmers habilitet, skal dette også forelegges styret som tar stilling til habiliteten. I begge tilfeller skal konklusjonen protokollføres.

Den som er inhabil i en sak kan på styrets anmodning bidra med faktainformasjon i forbindelse med saken, men fratrer ved behandlingen.

7 Husordensregler

Styre har ansvaret for Husordensregler.

Gjeldene husordensregler er finne her:

https://vestlienterrasse.no/nyttig-info/husordensregler/

8 Fullmakter:

For å sikre at økonomien blir styrt i tråd med vedtekter gjelder følgende:

Vaktmester har fullmakt til å bestille inn nødvendinger materiell og tjenester for å drift og vedlikeholde eiendommen for å opprettholde dagens nivå. Vaktmester har som utgangspunkt ikke fullmakt til å bestille nye eller for oppgradering av elementer med mindre styret tilegner vaktmester en slik oppgave.

En person, primært fra styret, utpekes som hovedkontakt for den enkelte leverandørtjeneste. Dette gjøres av styret, etter innstilling fra styreleder, ved fordeling av oppgaver.

Alle aktiviteter med leverandører skal ha som formål å finne beste løsning for borrettslaget.

Det forplikter også den som utpekes som hovedkontakt å planlegge kontinuitet og fremdrift slik at leveransen ikke strekkes unødvendig ut i tid.

God kommunikasjon med underleverandøren er viktig i så måte. Det er viktig å bygge opp felles tillit med de underleverandører som borettslaget ønsker å benytte over tid.

Det bør kun vær en kontakt person for en leverandør slik at det ikke er forvirring om hvem som er ansvarlig.

Dersom det oppstår små endringer kan dette justeres av den ansvarlige, med info til styret pr e-mail. Ved omfattende endringer skal dette legges frem for styret til behandling.

Ved overlappende ansvar skal dette koordineres til beste løsning for borettslaget.

Ved endringer skal styre per mail informeres om dette, ved endring av design skal avgjørelse tase på styre nivå.

9 Bruk av anbud/tilbud

For å sikre konkurranse og effektiv ressursbruk skal det vurderes å innhentes minimum tre anbud ved anskaffelse av materiell eller tjenester til borettslaget med en forventet kostnad over kr 300 000,-. Beløpsgrensen gjelder for både enkeltstående og løpende oppdrag/anskaffelser. Styret fastsetter beløpsgrensen. Dette vil stå i møtereferatet fra styret.

I vurderingen av innhentede anbud skal styret bl.a vektlegge:

Pris
Kvalitet (basert på tidligere erfaringer eller gode anmeldelser)
Lokale og miljøbevisste leverandører
Leveringspålitelighet
Evne til å gjennomføre oppdraget
Forsikringsordning for oppdaget

Når styre skal sette i gang med en oppgave for over kr 300.000,- skal dette skje i en 4 trinns prosess:

Det skal utarbeides et konkurasegrunnlag, eller liggende. Slik at styre kan omforenes om valg av løsninger.
Ved godkjennelse av konkurasegrunnlag skal det hentetes inn priser fra leverandører.
Styret beslutter hvilke leverandør og løsning som skal velges
Styre peker ut kven som skal være styret sin prosjektleder (evn kven som skal representere styret i ei prosjektgruppe) samt at denne får nødvendige fullmakter.

10 Intern kommunikasjon

Styre skal være så åpen internt som mulig.

Styret@vestlienterrasse.no skal være på kopi på alt ekstern kommunikasjon, så lenge ikke annet er avtalt.

11 Taushetsplikt og innsynsrett

Medlemmer av styret har taushetsplikt om noens personlige forretningsmessige forhold. Taushetsplikt er ikke noe tillitsvalgte kan påberope seg for å beskytte egne interesser eller hindre andelseiernes alminnelige innsynsrett i styrets forhold og arbeid.

Det skilles mellom saksbehandling og vedtak. For å sikre en fri og god meningsutveksling i styrets saksbehandling, skal et styremedlem ikke uttale seg utad om hva andre styremedlemmer har sagt i styrets interne kommunikasjon eller diskusjoner. Styrets vedtak skal som hovedregel kommuniseres videre. Det kan være sensitiv informasjon i vedtak som skal sensureres før vedtak gjøres offentlig tilgjengelig. Dette kan være knyttet til personvern eller forretningsmessige forhold.

Styreleder, styremedlemmer og andre som deltar i styrets møter uten å være styremedlem, er underlagt taushetsplikten. Dersom det er tvil om hva som er taushetsbelagt, skal styret avgjøre spørsmålet. Taushetsplikten gjelder også etter at styreverv eller engasjement er opphørt.

12 Kommunikasjon til beboere

Regelmessig og god informasjon fra styret er viktig. Styret skal tilstrebe å publisere oppdatert informasjon om pågående og planlagte saker og aktiviteter. Dette bør gjøres selv når det ikke har kommet noen ny informasjon. Kanaler styret kan benytte til dette er for Facebook, hjemmesiden, oppslag i oppgangene, og brev i alle postkasser.

Før utlegging av informasjon skal dette sendes til kontroll hos resten av styret pr mail. Ved dyp uenighet om innhold, og det ikke oppstår et klart flertall, skal saken behandles på neste styremøte.

13 Personlig adferd

De tillitsvalgte opptrer på vegne av borettslaget. Den personlige adferd i utøvelse av vervet og i sammenhenger som av andre naturlig kan knyttes opp til utøvelse av vervet, må derfor ta hensyn til dette. Tillitsvalgte må derfor opptre hensynsfullt, aktsomt og varsomt i sin kontakt med andelseier, beboere, leverandører og offentlige myndigheter.

Mobbing og trakassering

Som tillitsvalgte og oppdragsgivere har et styre særlig ansvar for å skape trygghet og gode relasjoner rundt arbeid som utføres i og for borettslaget, og følge opp den etiske standarden for dette.

Borettslaget tolererer ikke noen form for mobbing og trakassering, diskriminering eller stigmatisering av andelseiere, styremedlemmer, innleide konsulenter, vaktmester og andre som er tilknyttet eller arbeider for borettslaget.

Både styremedlemmer og den enkelte beboere og skal være bevisst på hvilke signaler den sender og hvilken kommunikasjonsform en velger, både skriftlig og muntlig i det daglige og i saker som vedrører borettslaget. Alle har ansvar for å ivareta et godt miljø der enkeltmennesker behandles med respekt og verdighet.

Varsler sendt styret, om gjentagende opptreden som overskrider allmenn oppfatning av respektfull fremferd, vil bli tatt alvorlig. Varsler vil bli adekvat behandlet i forhold til de lover og regler som gjelder for både trakassering og borettslag.

14 Representasjon og forhold til offentligheten

Styrets leder og nestleder representerer som hovedregel borettslaget utad. Dette ansvaret kan delegeres til to andre styremedlemmer for en periode, eller i behandlingen av en spesifikk sak. Det skal dokumenteres i møteprotokollen hvem som er gitt dette ansvaret, og for hvilken periode. Det må ikke herske tvil om hvem som har dette ansvaret. Alle eksterne henvendelser om styrets arbeid skal henvises til styrets leder, dersom ansvaret for dette ikke er delegert til andre styremedlemmer.

Når tillitsvalgte på vegne av borettslaget opptrer i offentlige sammenhenger, i forhold til massemedia mv. er det av stor betydning at borettslaget og bomiljøet omtales på en måte som ikke er egnet til å skade borettslaget, strøket eller bomiljøet. Evt. opptreden, uttalelser, intervjuer etc. skal klareres med styret.

15 Konstituering

Nytt styre konstituerer seg i første styremøte, så snart som mulig etter ordinær generalforsamling. Følgende saker skal normalt behandles på det konstituerende møte:

Valg av styrets organisering. Mulige roller kan være:
- Nestleder
- Kasserer/Økonomiansvarlig
- Sekretær/Protokollfører
Tildeling av prokura
- Utpeke hvilke styremedlemmer som sammen skal kunne signere på vegne av borettslaget. Normalt er dette styreleder, nestleder og et annet styremedlem (dersom leder eller nestleder er fraværende).
Møteplan for året
- Normalt planlegges et styremøte hver måned, unntatt i juli.
- Styrets leder lager et forslag til møteplan som legges frem for styret
Fordeling av ansvarsområder/oppgaver blant styremedlemmene
Gjennomgang av retningslinjer for styrearbeid
- Som en veileder for nye styremedlemmer
- For å vurdere eventuelle endringer
- Fastsette prioriteringer til vaktmester.

16 Styremøter

Deltakelse

Alle valgte faste styremedlemmer og varamedlemmer har anledning til å møte, tale og komme med forslag på styremøtene. Varamedlemmer har kun stemmerett dersom et fast styremedlem ikke stiller. Første vara har stemmerett dersom kun ett fast styremedlem er fraværende. Første og andre vara har stemmerett dersom to faste styremedlemmer er fraværende, osv. Hvem som er første varamedlem osv. velges av generalforsamlingen.

Vestbo sin representant skal kalles inn til alle styremøter.

Innkalling og forberedelser

Styrets leder er ansvarlig for å kalle inn til styremøter. Et hvert fast og vara styremedlem kan kreve at styret behandler bestemte saker. Skriftlig innkalling med angivelse av dagsorden og tid og sted for møtet, sendes styremedlemmene helst én uke før møtet. Unntaksvis kan styremøter innkalles muntlig, hvis aller styremedlemmer er tilstede. Ekstraordinære styremøter bør innkalles med minst én ukes varsel, men styret kan kalles inn på kortere varsel dersom sakens natur tilsier raskere styrebehandling.

Styre har kun fullmakt til ta avgjørelse når det er kalt inn til styremøter. Eventuelle uformelle møter som møtes utenom møte som det er kalt inn til har ingen fullmakt.

Styrets leder er ansvarlig for at saker til behandling i styret er forberedt, slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag og gjort tilgjengelig i god tid før møte, per mail. Sakkyndig eller øvrige personer som har relevante opplysninger kan innkalles til styremøtene, dersom ingen av styremedlemmene har innvendinger.

Dersom et styremedlem/varamedlem ikke kan møte skal dette meldes skriftlig (E-mail) til styreleder.

c) Agenda

Styremøter skal normalt behandle følgende faste saker:

Vurdering av habilitet
Godkjenning av protokoll fra siste styremøte
Beslutningssaker
Oppdatering om økonomien
Oppdateringer fra prosjekter
Eventuelt

d) Styrets saksbehandling

Styret skal behandle saker i møte, med mindre forslagsstiller foreslår at saken kan behandles skriftlig på e-post, eller på annen betryggende måte. Styremedlemmene kan kreve møtebehandling. Årsregnskap og årsberetning skal alltid behandles i møte. Styrets leder er ansvarlig for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles utenom fysiske møter, dvs E.mail.

Styrebehandlingen ledes normalt av styrets leder, men styret har anledning til å velge en annen møteleder.

e) Beslutning i styret

Styrets beslutningsdyktighet er beskrevet i vedtektene.

f) Protokoll

Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Styrelederen eller den som i styrelederens sted leder styrebehandlingen, har ansvaret for at det føres protokoll. Styret kan utpeke en protokollfører. Den skal minst angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger. Styret bør beskrive og begrunne alle vedtak som er av betydning for borettslaget. Alle sider av en sak bør fremgå av protokollen.

Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvor mange som har stemt for og imot. Styremedlem som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen, eller ta dissens. Se punkt 5. Styremedlemmers lojalitet til styret.

Protokollen skal underskrives av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Øvrige styremedlemmer underskriver på at de er kjent med innholdet i protokollen. Protokollen godkjennes i neste styremøte.

Styret skal offentliggjøre bearbeidede protokoller så snart det er hensiktsmessig

g) Attestasjon og anvisninger av utbetalinger

Ved bestilling av varer og tjenester skal navnet til det styremedlemmet som gjennomfører bestillingen oppgis som referanse, og skrives på fakturaen.

Alle utbetalinger via faktura skal godkjennes via Vestbos Portalen som en bekreftelse på at varen/tjenesten er levert. To styremedlemmer i fellesskap har signaturrett, og rett til å godkjenne betaling av faktura. Se punkt 10 Konstituering, kulepunkt to.

Ved utlegg uten faktura, skal original kvitteringer sendes digitalt til https://vestbo.portal.bbl.no/styreokonomi/utlegg .

Styreleder og et annet styremedlem med signaturrett, skal godkjenne utlegg og signere. Ingen kan alene godkjenne utbetalinger til seg selv eller andre. Alle utbetalinger til tillitsvalgte skal dokumenteres og signeres. Borettslaget praktiserer ikke kontantkasse.

17 Fastelse av Felleskostnader

Styre i tråd med §7-1 i vedtektene kan endre Felleskostnader.

18 Forvaltning av felleslokale for utleie

Felles lokalet kan kun leies ut til beboere. Alle beboere har anledning til å leie felleslokalet

Styret har gjennom sitt forvalteransvar for borettslagets lokaler, mandat til å fastsette prisene for utleie. Leieprisene settes slik at leieforholdene ikke medføre kostnader for borettslaget. Alle inntekt borettslaget får fra utleie av felleslokalet går tilbake til fellesskapet, til gode for alle beboerne.

19 Honorar til styremedlemmer

Styremedlemmer og leder godtgjøres for deres styrerelaterte arbeid i perioden fra siste ordinære generalforsamling, til neste ordinære generalforsamling.

Styrehonorar fastsettes ved at styret foreslår en totalsum for styrehonorar som fastsettes av generalforsamlingen, og inngår som en del av årets budsjett.

Styrets formann foreslår ein fordelingsnøkkel av rammen styret har tilgjengelig og legger dette frem for styret og endelig godkjenning.

Alle styremedlemmer som deltar på dugnad har rett godtgjøring for deltakelse.

20 Styrets adgang til å kjøpe konsulenttjenester og å vedta tilleggshonorar

Styret har anledning til å kjøpe konsulenttjenester når dette vurderes hensiktsmessig, eller er påkrevet av lover, vedtekter, generalforsamlingsvedtak.

Styret benytter konsulenter til å bistå med kompetanse og tidsressurser som styret ikke selv besitter, for eksempel innenfor prosjektledelse, bygg og anlegg, revisjon/kvalitetssikring, styreledelse og juss. Dersom styret kommer til at et arbeid krever en særlig fagkyndighet eller ikke kan utføres av andre enn tillitsvalgte, kan dette likevel skje.

I de tilfeller der det er nødvendig for tillitsvalgte å ta fri fra lønnet arbeid for å delta i møter, skal dette avklares i styremøtet i forkant av handlingen både med tanke på kritikalitet og penger.

Eventuelle utbetalinger av lønn og honorarer til tillitsvalgte ut over det generalforsamlingen har vedtatt, skal protokollføres.

Styret skal godkjenne interne avtaler mellom borettslaget og et styremedlem. Slike avtaler skal være skriftlige. Styrets medlemmer skal melde fra til styrets leder/nestleder dersom medlemmet direkte eller indirekte har en vesentlig interesse i en avtale som inngås av borettslaget. Se punkt 6 Styremedlemmers habilitet.

For prosjekter med en forventet kostnad på over kr 1 000 000,-, kan styret overlate prosjektledelsen til en person med dokumentert kompetanse innen prosjektledelse av tilsvarende prosjekter. I saker der styret blir kontaktet av advokat på vegne av andelseier eller ekstern aktør, eller saker som kan omhandle lovbrudd, skal styret overlate saken til en person med dokumentert kompetanse innenfor relevant juridisk fagfelt. Dersom styret ikke selv innehar disse kompetansene, skal styret leie inn profesjonell konsulent i disse situasjonene.

Enhver bruk av konsulenttjenester skal protokollføres i referatet fra styremøtet.

21 Forberedelse av ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling skal avholdes innen 30. juni. Før avholdelse av generalforsamlingen er styret ansvarlig for å gjennomføre følgende forberedelser:

Skrive årsberetning og sende den til forretningsfører
Utarbeide vedlikeholds rapport/status
Sørge for at forretningsfører har kopi av alle styremøteprotokoller
Gjennomgang av vedtekter, og eventuelle forslag til endringer
Kommentere poster i budsjettet
Sende ut varsel om dato og frist for innsending av saker ca. 8 uker før møte avholdes
Innkalling med saker til generalforsamlingen sendes ut senest 1 uke (tidligst 3 uker) før møtet avholdes, og skal inneholde følgende:
- Agenda
- Innsendte forslag med styrets innstilling
- Årsberetning
- Regnskap
- Budsjett (til orientering)
- Vedtektsendringer (når det er aktuelt)
- Innstilling fra valgkomiteen (hvis den foreligger

22 Valgkomiteen

Medlemmene i valgkomiteen velges av generalforsamlingen, og valgkomiteen konstituerer seg selv. Styret i borettslaget skal være tilgjengelige for valgkomiteen og bistå de i deres arbeid, dersom dette etterspørres av valgkomiteen.

Styret bør foreslå kandidater til valg av medlemmer i valgkomiteen. Dette er svært viktig for a styret skal fungere på en best mulig måte.

23 Avslutning av styreperiode/overgang til nytt styre

Etter ordinær generalforsamling har sittende styre noen dager til å avslutte styreperioden. Sittende styre må bidra til en hensiktsmessig overtakelse for nytt styret. Avslutning og opprettelse av e-postkontoer, dokumenter, korrespondanse ol. fra avtroppende til påtroppende styremedlemmer må ivaretas. Sittende styre i samarbeid med forretningsfører, har ansvar for å gjennomføre nødvendige oppdateringer for overgang til nytt styre.

24 Vestbo’s leveranse som forretningsfører

Styre bør sett av tid til å vurdere og gi tilbakemelding til Vestbo angående deres oppfattelse av leveranse.

Retningslinjer for styrearbeid i borettslaget Vestlien terrasse