Info hentet i fra Vestbo Nytt.
Styreportalen er en internettbasert online-løsning hvor laget har tilgang til
- Regnskapsdata
- Beboerlister
- Diverse skjema
- Maler
- Nyheter
- Annen nyttig informasjon.
- Anvise faktura
- E-arkiv av styredokumenter
Ved første innlogging benytt Vestbo Portal eller gå inn på vestbo.no. Som ny bruker må en først opprette seg som ny bruker av styreportalen. Ved første innlogging
må en derfor registrere BBLID.
Ved problemer med innlogging kan dere kontakte post@vestbo.no. Vestbo vil da hjelpe så raskt som mulig. Brukere som skal godkjenne faktura vil bli prioritert.
Registrering av e-poster til styremedlemmer
Vestbo oppfordrer laget til å registrere e-postadressene til styremedlemmene på vestbo’s styreportalen. Styremedlemmer som er registrert med e-postadresse vil automatisk få tilgang til styreportalen når Vestbo har mottatt protokollen fra generalforsamlingen/årsmøte. Det er kun styreleder som har tilgang til å registrere e-postadresser.
Utlegg til betaling fra portalen
Styret kan via styreportalen registrere utlegg fortløpende og sende dem til Vestbo for utbetaling. Det er kun utlegg som må registreres her og ikke lønnsbilag eler andre leverandør faktura.
Registrering av nytt vedlegg gjøres gjennom en veiviser som bestårav tre skjermbilder: «Utlegg», «Utleggslinjer» og «Sammendrag».
Utlegg fra styreportalen må alltid anvises/signeres av styreleder i tillegg til et tyremedlem. Ved utlegg til styreleder må det anvises/ signeres av to styremedlemmer i stedet for styreleder.
Tid for budsjett oktober
Vestbo oppfordrer styret i om å komme med sine innspill til vedlikeholdsbudsjett for neste år, ca oktober hver år.
Budsjettforslaget vil bli publisert i STYREPORTALEN seinest i løpet av ca. uke 45 og vil da ligge åpent for videre behandling, korrigering og godkjenning av styret.
Det vil gå ut en melding på e-post til styremedlemmene når budsjettet publiseres.
Som vedlegg til budsjettforslaget skal du finne et følgebrev med viktig informasjon, forslag til nødvendige leiejusteringer og individuelle forutsetninger til budsjettforslaget.
Styret bør gå nøye gjennom posteringslister (som du også finner i portalen) og melde fra om evt. feilføringer snarest mulig. Husk også at huskasser skal gjøres opp og at kontoutskrifter på bankkontoer som dere har fullmakter på, må sendes regnskapskonsulenten snarest.
Regnskapsperiode 08.20xx stenges og rapporteres altså til styret sammen med budsjettforslaget.
Ta gjerne kontakt med din regnskapskonsulent om du har spørsmål eller om du har innspill til budsjettet.
Dugnadsoppgjør
Dugnadsskjema finner dere på styreportalen og de må være ferdig utfylt.
Ufullstendige skjema blir returnert.
Selv om personene har fått utbetalt tidligere, må alle opplysninger fylles ut.
Dugnad kan utbetales for inntil kr 2 200,- pr år pr husstand skattefritt i tillegg til kr 1.000,- pr skatteyter.
Dersom det er spørsmål eller uklarheter knyttet til ovennevnte, ta gjerne kontakt med saksbehandler på regnskap.
Personer som har frikort må huske å fordele frikortbeløpet hos skatteetaten.
Vestbo har ikke mulighet til å overstyre skattetrekk, så Vestbo vil trekke den sats som Vestbo henter elektronisk hos skatteetaten.
Skjema for utbetaling av styrehonorar via styreportalen
Dette gjøres ved å gå inn på styreportal velg «Styret» – «Godtgjørelser» og «Styrehonorar». Velg «Nytt skjema for styrehonorar».
Det legges inn dato fra forrige generalforsamling til årets generalforsamling. I tillegg legges inn dato for styrevedtaket. Nytt skjema vil da bli opprettet når en velger «Generer».
I de tilfeller Vestbo har utbetalt honorar/dugnad tidligere vil kontonummer stå ferdig utfylt på skjema. Hvis ikke må dette fylles ut.
Sett inn sum på honorar for det enkelte styremedlem. Summen av honorarene må være likt med vedtak på generalforsamling/årsmøte.
Når man trykker på knapp «Send til godkjenning» blir skjemaet låst for redigering og man kan godkjenne skjemaet.
NB! Husk å fylle inn kontonummer/sjekke at kontonummer er riktig